Fasering van een project

Het nut van faseren

Binnen PMC delen we de fasering voor ieder project in principe in vieren:

• Eerst is daar het initiatief
• dan de definitie,
• vervolgens wordt het project uitgevoerd,
• om daarna te worden afgerond.

Een project van begin tot eind in fasen opknippen geeft houvast. Het helpt namelijk om:

• Het werk in behapbare brokken op te delen;
• De activiteiten in een logische volgorde te zetten;
• Op de juiste momenten de juiste beslissingen te nemen;
• En het verduidelijkt wie wanneer aan zet is als het gaat om besluitvorming en afstemming.

Zo draagt fasering bij aan de beheersing van een project en wordt het aanvankelijke enthousiasme niet omgezet in ongerichtheid en inefficiëntie. Laat vooral niet de hele fasering achterwege, omdat je nog niet alles kunt overzien. Draai het om: juist omdat je (nog) niet alles kunt overzien, is het van belang om te faseren! Kijk vervolgens per fase (of stap in een fase) wat mogelijk, haalbaar en verstandig is.

De initiatieffase: een solide verkenning als de basis van elk project

De verkenning is een open proces, hoe het vraagstuk precies uitgevoerd gaat worden (zie aanpak kiezen), doet er nu nog niet zo toe. Waar het hier wel om gaat, is in een aantal eenvoudige vragen te vatten:

• Wat is nou precies (de essentie van) de vraag?
• Waarom komt het aan de orde en waarom nu?
• Wat kan wel en wat kan er niet opgelost/aangepakt worden?
• Waartoe dient het?
• Hoe belangrijk is het, welke prioriteit heeft het?
• Voor wie, door wie, met wie?
• Hoe voorspelbaar en planbaar is het komende traject?

De uitkomst van bovenstaande vragen wordt vastgelegd in een projectbrief, het eerste beslisdocument. Hiermee eindigt de initiatieffase. Het besluit om het idee weer te laten vallen of om het in de vorm van een project of andere organisatievorm te gieten, wordt nu genomen.  

Definitiefase: samen het project in de steigers zetten

De beoogd projectleider stelt samen met het (voorlopig) projectteam vast wat het project precies inhoudt, hoe het vorm gegeven moet worden, welke activiteiten er ondernomen moeten worden en hoe er gestuurd gaat worden. Dit alles eindigt met het opstellen van het projectcontract, waarin opdrachtgever, projectteam en andere direct betrokkenen afspraken vastleggen over de inhoud, aanpak en beheersing van het project.

Uitvoeringsfase: realiseren van resultaten

Het definitieve projectteam gaat aan de slag en zorgt ervoor dat het projectresultaat binnen de kaders van het projectcontract gerealiseerd wordt. Op belangrijke beslismomenten is er overleg met de opdrachtgever, die de verantwoordelijkheid heeft om de go/no go te geven en waar nodig is bij te sturen. De oplevering van het eindresultaat is de belangrijkste mijlpaal in deze fase. Dan draagt het team het project formeel over aan gebruikers en (via de) opdrachtgever. Of er wordt besloten om een opvolgend (deel)project (of programma) te starten, dat kan natuurlijk ook.

Afrondingsfase: borging, lering en viering

Nu nog de borging en de overdracht van het projectresultaat in en naar de lijnorganisatie(s) in het werkveld. Ook hierin is een belangrijke maar beperkte rol weggelegd voor het projectteam. Verder wordt in deze fase het project geëvalueerd en formeel afgesloten. Het vieren van dit moment is van belang om een meestal intensieve periode goed samen te beëindigen.

Projectfasering is maatwerk

Een fasering is nooit in beton gegoten en ook niet standaard; elk project kent zijn eigen ‘beste’ wijze van faseren. De kunst is om een vraagstuk tot eenvoudige, overzichtelijke proporties terug te brengen en zo toe te werken naar de resultaten. Houd het zo eenvoudig als mogelijk, maar niet eenvoudiger dan nodig. De fasering als geheel en elke fase daarbinnen hebben een eigen doel en een belangrijke (beheers)functie. De invulling elke fase is afhankelijk van de aard, complexiteit, omvang (en daarmee tevens de voorspelbaarheid) van het project en de kennis die er op dat moment is. Wij onderscheiden hierbij een aantal opties:

• Eén strakke lijn
  Een simpele ontwerpbenadering: van start naar finish op basis van één heldere verkenning tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en een daaruit voortvloeiend glashelder resultaat.

• Een smart contract
  Een (beetje) complexe ontwerpbenadring: het project wordt gestart en uitgevoerd op basis van één PSU (projectstart-up) met de betrokken teamleden, waar een smart projectcontract uitrolt. De opdrachtgever is tijdens de uitvoering alleen betrokken bij mijlpalen en go/no-go beslissingen.

• De deelfaseplanning
  Een gefaseerde benadering: de uitvoering wordt opgeknipt in meerdere deelfasen, zoals bijvoorbeeld onderzoek, ontwerp, voorbereiding, realisatie. Op basis van de bijbehorende deelcontracten wordt er vervolgens in stappen naar de resultaten toegewerkt. Per (deel)fase wordt er met een actief betrokken opdrachtgever gekeken naar wat er aan de orde is. Het kan zelfs zo zijn dat er per projectfase een ander team nodig is.

• Kort cyclisch
  Soms kan je niet anders dan met korte cycli en in continue interactie met de opdrachtgever en stakeholders een ‘agile’ proces doorlopen. Een (zeer) complex, onvoorspelbaar project waarbij het projectresultaat dan in relatief kortdurende fases (sprints) van ‘grof naar fijn’ wordt gepland, gebudgetteerd, gebouwd en opgeleverd.

Eigenlijk is fasering als een spoorboekje: het helpt je bij het effectief plannen van je route naar het projectdoel. Benut fasering om de bestemming van je reis voor ogen en de betrokkenen aan boord te houden. Neem niet zomaar een afslag, tenzij je op zoek bent naar een onverwacht avontuur!