Activiteitenplan & planning

Inhoud activiteitenplan en planning project

In het activiteitenplan staan alle activiteiten die nodig zijn om tot het afgesproken resultaat te komen. Het geeft de structuur van de plannen weer. In de planning wordt alles gerangschikt in de tijd en wordt er een doorlooptijd aan gekoppeld. De start- en einddata van alle activiteiten, de opleverdata van de deelresultaten, de beslismomenten en de planningen van de teamleden rollen er dan (haast) als vanzelf uit.

Planning en de veranderingen die zich vervolgens voordoen

Omdat binnen een project zich voortdurend grote en kleine veranderingen voordoen, verschuivende prioriteiten, nieuwe deadlines, beschikbare menskracht, heeft het vaak geen zin om een dichtgetimmerde planning voor de hele doorlooptijd van het project in het projectcontract op te nemen. De kans dat die daadwerkelijk gehaald gaat worden, is klein. In plaats daarvan kiezen we voor een eerste, relatief korte ‘planperiode’ die we gedetailleerd invullen. Voor de periode daarna is de planning veel globaler en daardoor makkelijk aan te passen. In die zin is PMC een agile aanpak van projecten.

Het maken van een activiteitenplan tijdens de PSU 

Een activiteitenplan kent een aantal stappen:

1. Het opstellen van de projectdefinitie. Deze is helder en scherp geformuleerd, het is voor iedereen duidelijk wat er bedoeld wordt. Datzelfde geldt voor de omschrijvingen van de deelresultaten en de afbakening.
2. Het maken van een groslijst van alle activiteiten die nodig zijn om tot de gewenste deelresultaten te komen leiden. Het hele team werkt hieraan mee. Het gaat van fijn naar grof: de eerstkomende periode is meer gedetailleerd dan de periode daarna, die mag wat globaler.
3. Uitwerken tot overzicht in lagen. De deelresultaten staan bovenaan, daaronder alle benodigde hoofdactiviteiten, weer daaronder de activiteiten per hoofdactiviteit, etc. 
4. De laatste stap: ieder teamlid geeft aan voor welke activiteiten hij/zij verantwoordelijkheid wil nemen.

Nu staat er een stevige en gedeelde structuur, die de basis voor de planning, de begroting, het kwaliteitsplan en de organisatie van het project vormt.

De kern van een goede planning

In tegenstelling tot het activiteitenplan, draait het bij de planning volledig om tijd. Een goede planning van een project bevat daarom:

• De startdata en de beoogde opleverdata van alle deelresultaten en van het project zelf.
• Een volledig overzicht van alle activiteiten, in volgorde van tijd, inclusief de onderlinge afhankelijkheden (activiteiten a en b zijn nodig voordat c kan beginnen), en de geschatte bewerkings- en doorlooptijd* per activiteit, start- en einddata en de benodigde capaciteit van mensen en middelen.
• De beslismomenten (go/no-go) waarop het opdrachtgevend systeem aan zet is.
• Andere ‘mijlpalen’, zoals het afsluiten van een bepaalde deelfase, een belangrijke personele wijziging in het team of een strategisch communicatiemoment richting gebruikers.
• Het kritieke pad: die opeenvolging van activiteiten die de doorlooptijd van het hele project bepaalt.
• De speling in de planning, waardoor er bij problemen extra ruimte gecreëerd kan worden.
• Alternatieve scenario’s voor het geval er zich nieuwe ontwikkelingen voordoen (zie ook risicomanagement). Maar dat hoeft alleen maar bij onzekere omstandigheden.
  
  

En hoe maak je dan die planning?

1. Bepaal eerst periode: waar hebben we het precies over? Welke deelresultaten en periode moeten er in de planning opgenomen worden?
2. Zet de benodigde activiteiten in de juiste volgorde. Wat moet eerst en wat doen we daarna? Hou rekening met afhankelijkheden.
3. Bereken van elke activiteit de bewerkingstijd.
4. Bepaal de startdatum en kijk of de mensen en middelen die nodig zijn ook daadwerkelijk beschikbaar zijn in die periode.
5. Bepaal op basis van de vorige stappen de doorlooptijd van elke activiteit. Neem daarin altijd een ‘marge’ op: een buffer waarmee je tegenvallers tijdens de uitvoering op kunt vangen.
6. Markeer een aantal ‘mijlpalen’ in de planning, bijvoorbeeld momenten waarop de opdrachtgever cruciale beslissingen moet nemen.
7. Voer een risicoanalyse uit en neem de resultaten daarvan op in de planning.
8. Bereken het ‘kritieke pad’.
9. Vergelijk de geplande opleverdatum met de deadline van de opdrachtgever.
10. Wordt de deadline niet gehaald, probeer dan het kritieke pad in te korten, bijvoorbeeld door het projectresultaat aan te passen, meer mensen in te zetten, activiteiten uit te besteden, etc.