Een project begint aan de ‘ZIJ-kant’, bij de omgeving. De omgeving is iedereen die relevant is binnen en buiten het project, los van de projectleider en zijn team. De opdrachtgever(s) en toekomstige gebruikers van de projectresultaten vallen dus onder ‘ZIJ’. En dat is van belang, want een project is pas relevant als iemand uit die omgeving wakker ligt als het project niet wordt gerealiseerd. Hoe meer belang de opdrachtgevers en gebruikers hebben bij de resultaten en de beoogde effecten van een project, hoe meer energie er aanwezig is om het ook daadwerkelijk tot leven te brengen of te laten komen.
We zien dat projecten steeds complexer worden en de gestelde (legitimiteits-)eisen van betrokken keten- en samenwerkingspartners hoger. De ZIJ-kant vraagt daarom steeds meer aandacht.
Aan de ZIJ-kant onderscheiden we vier hoofdthema’s:
Observeer. Onderzoek oorzaak- en gevolgrelaties, bevraag en achterhaal de ‘angel’, het kernprobleem of de uitdaging die het zo broodnodig maakt dat dit project nu wordt opgepakt. En probeer daarbij vooral niet te snel te oordelen. Door onbevangen en open te kijken naar het vraagstuk voor je en het systeem dat eraan ten grondslag ligt, krijg je zoveel mogelijk informatie en voorkom je een tunnelvisie.
AfstemmenIs er één opdrachtgever of heb je te maken met een opdrachtgevend systeem? En zijn zij in staat én bereid om het project de aandacht te geven die het verdient? Welke partners zijn er nodig om de opgave te realiseren? Organiseer gesprekken met de verschillende belanghebbenden en kijk of en hoe er voldoende draagvlak te creëren is voor het project. Zowel de interne als de externe omgeving zijn daarbij van belang. Als het project binnen de lijnorganisatie wordt uitgevoerd, moet die ook worden meegenomen.
Het bestaansrecht van ieder project ligt in de omgeving. Een project gaat dan ook pas echt leven als de omgeving inziet dat haar ambities, behoeften en dromen met hulp van het project weleens werkelijkheid zouden kunnen gaan worden. Ga actief op zoek naar wat de omgeving werkelijk inspireert en hoe het project daarop een antwoord is. Praktisch voordeel: je vergroot hiermee tegelijk de kans van slagen.
Elk project is gebaseerd op een heldere overeenkomst tussen opdrachtgever(s), projectleider, projectteam en lijnmanagers/capaciteitsleveranciers. Naast de zakelijke kant van het project, de formele afspraken, rechten en verplichtingen die de verschillende partijen met elkaar aangaan, gaat contracteren juist ook over het ‘psychologische contract’: is er voldoende respect, vertrouwen en intentie om problemen samen op te lossen? Deze vraag kan zowel impliciet als expliciet zijn, maar moet hoe dan ook beantwoord worden. Zowel aan het begin als tijdens het hele project. Contracteren is daarmee veel meer dan alleen het ondertekenen van een zakelijk document.
